Manche mögen sie für modernes Teufelszeug halten – die Digitalisierung. Sie ist jedoch nicht mehr aus unserem Leben wegzudenken und schreitet voran, ob wir wollen oder nicht. Unternehmen, die sich noch nie mit dem Thema Digitalisierung befasst haben, sind im ersten Moment überfordert von der Fülle an Möglichkeiten, die sich ihnen bietet, wie sie ihre Prozesse digitalisieren können. Wo fängt man da bloss an? Wir wollen Ihnen einige Impulse geben, damit der Einstieg in die digitale Transformation Ihres Unternehmens nicht mehr ganz so schwerfällt.
Wozu sollten KMU in Digitalisierung investieren?
Insbesondere Unternehmen, die schon seit vielen Jahren – oder sogar vielleicht schon seit Jahrzehnten – am Markt sind und sich in der Branche etabliert haben, sehen keinen Bedarf, in Digitalisierung zu investieren. Der Kundenstamm ist stabil und das Geschäft läuft. Was will man mehr?
Wir zeigen Ihnen in diesem Abschnitt einige Beispiele, wie Sie Ihr Unternehmen durch die digitale Transformation trotzdem noch erfolgreicher machen können.
Wettbewerbsfähig bleiben
Bedenken Sie, dass sich die Zeiten ändern können und Ihre Kunden nicht dazu verpflichtet sind, für immer Ihre Kunden zu bleiben. Die Konkurrenz schläft nicht. Investiert diese in Innovation, wird sie Sie früher oder später überholen. Dann ist es möglich, dass Ihre bisherigen treuen Kunden „überlaufen“ – möglicherweise, weil die Konkurrenz technisch ausgereiftere Produkte zu einem kleineren Preis anbieten kann.
Da Unternehmen heutzutage in Konkurrenz mit Unternehmen aus der ganzen Welt stehen, bedeutet Stillstand bei der Innovation schnell das Ende. Sparen bei Investitionen und Modernisierungen kann sich dann rächen.
Mehr Kunden gewinnen
Die Digitalisierung hilft Ihnen nicht nur dabei, Ihren Platz in der Branche und am Markt zu behaupten, sondern auch dabei, neue Kunden zu gewinnen. Mit digitalen Vertriebskonzepten stehen Ihnen beispielsweise viele Kanäle offen, Ihre Zielgruppe anzusprechen und so noch weiter auf Ihr Unternehmen und auf Ihre Produkte oder Dienstleistungen aufmerksam zu machen.
Indem Sie mit Analysetools das Verhalten von potenziellen Kunden auf Ihrer Webseite analysieren, gewinnen Sie möglicherweise wichtige Einblicke, was diese Menschen suchen. Das hilft den Mitarbeitern im Vertrieb dabei, sowohl Interessenten als auch Bestandskunden noch persönlicher anzusprechen und auf deren Bedürfnisse einzugehen.
Produktion effizienter machen
Im Zuge von Industrie 4.0 wird durch die Digitalisierung auch die Produktion optimiert. Moderne Maschinen, die voll automatisiert und untereinander vernetzt sind, steigern durch einfachere Bedienung und grössere Effizienz die Produktivität des Unternehmens. Maschinen und Produktionsanlagen können per App mobil überwacht werden und teilweise sogar aus der Ferne gewartet werden, wenn es Probleme gibt.
Mitarbeiter entlasten
Mit digitalen Prozessen entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, z.B. in der Verwaltung. Viel Routine-Arbeit, die manuell von Ihren Mitarbeitern erledigt werden muss, kann mittlerweile durch Software ersetzt werden. Beispielsweise können Sie durch das Anschaffen einer modernen Buchhaltungssoftware Ihre Angestellten entlasten, da diese fortan nicht mehr Zahlenreihen in eine Excel-Tabelle oder eine Rechnungsvorlage eintippen müssen.
Langfristig Kosten sparen
Das papierlose Büro rückt dank der Digitalisierung in greifbare Nähe. Dadurch sparen Sie langfristig Kosten und Ressourcen. Software hilft Ihnen beispielsweise dabei, Ihre Verträge 100% digital aufzusetzen: Sie erstellen den Vertrag (z.B. einen Arbeitsvertrag), senden diesen per E-Mail an den zukünftigen Mitarbeiter, der den Vertrag dann online unterschreibt. So ist weder Papier noch Porto nötig, und als Bonus ist der Prozess sogar noch schneller abgeschlossen, weil keine Papierdokumente zwischen den Vertragsparteien hin- und hergeschickt werden müssen.
Auch im Produktionsbereich hilft Ihnen die Digitalisierung möglicherweise langfristig beim Kostensparen. Effizientere Anlagen verbrauchen weniger Energie, haben einen geringeren Wartungsbedarf und können von einem beliebigen PC oder über eine App gesteuert und überwacht werden.
Wo anfangen bei der digitalen Transformation?
Gerade kleine Unternehmen schrecken vor der Digitalisierung zurück, denn die Modernisierung ist mit Kosten verbunden, und Verantwortliche sehen oftmals nicht den Mehrwert, den digitalisierte Prozesse ins Unternehmen bringen. Es empfiehlt sich deswegen ein schrittweises Vorgehen.
Prüfen, wo sich eine Investition lohnt
Noch bevor man anfängt, in irgendwelche Dinge zu investieren, die gerade „in“ sind, sollte man eine Bestandsaufnahme machen und überlegen, wo die Digitalisierung die grössten Mehrwerte liefert.
Hier empfiehlt es sich, Experten von aussen hinzuziehen, wenn sich Verantwortliche selbst schwertun, das Potenzial für die Digitalisierung im Unternehmen zu erkennen.
Unterstützung kann dabei aus verschiedenen Quellen kommen, zum Beispiel aus Wirtschaftsverbänden oder Handelskammern. Die Beauftragung einer Unternehmensberatung, die sich im Bereich Digitalisierung auskennt, ist ebenfalls ein gangbarer Weg.
Experten analysieren sämtliche Prozesse in Ihrem Unternehmen, und zeigen Ihnen auf, welche Möglichkeiten Sie haben, diese durch Digitalisierung effizienter zu gestalten. Häufig bedienen sich diese der Reifegradbeurteilung, bei der sämtliche Prozesse analysiert und individuell bewertet werden. Das gibt Verantwortlichen tiefe Einblicke in ihre komplette Prozessstruktur und führt ihnen den Status Quo vor Augen.
Anschliessend wird jeder Prozess hin auf Optimierungsmöglichkeiten untersucht und festgestellt, was alles nötig ist, um den Prozess vom Ist-Zustand in den Soll-Zustand zu überführen.
Prioritäten setzen
Sind die zu optimierenden Prozesse identifiziert, geh es daran, festzulegen, wo sich eine Optimierung am meisten lohnt. Es müssen Prioritäten gesetzt werden, da aus finanziellen Gründen selten sämtliche Massnahmen auf einmal umgesetzt werden können.
Es wird beurteilt, welche Ressourcen zur jeweiligen Prozessoptimierung nötig sind: neue Mitarbeiter, neue Maschinen, neue Software, oder das Umstrukturieren einer kompletten Prozesskette.
Investitionen planen
Es sollte sich von selbst verstehen, dass jede Optimierungsmassnahme mit einem Preisschild versehen wird, denn Investitionen müssen geplant werden. Je nach Umfang der Investition kommt es vor, dass das Unternehmen diese nicht rein aus Eigenkapital stemmen kann. Dann muss zusätzlich noch ein Kredit beantragt werden, entweder bei einer Bank oder einer Crowdlending-Plattform.
Am Digitalisierungs-Ball bleiben
Die Digitalisierung ist kein Projekt, das ein festes Start- und Enddatum hat, sondern sie ist ein fortlaufender Prozess. Wenn ein Unternehmen regelmässig seine Prozesse auf den Prüfstand stellt und bewertet, ob man diese durch eine digitale Massnahme noch effizienter gestalten kann, profitiert es nachhaltig und langfristig von der digitalen Transformation.
Dazu gehören auch Mitarbeiterschulungen und Fortbildungen für Fachkräfte, damit diese stets auf dem aktuellen Stand der Technik sind und mit den Maschinen oder Produktionsanlagen, sowie Software so umgehen können, dass es den höchstmöglichen Mehrwert ins Unternehmen bringt.
Damit richten Sie Ihr Unternehmen nachhaltig auf die Zukunft aus. Manchmal ist der erste Schritt der schwierigste, bis man sich dazu durchgerungen hat, ein Digitalisierungsprojekt anzugehen.
Trauen Sie sich. Sie müssen ja nicht gleich, sämtliche Produktionsanlagen durch Roboter ersetzen, sondern fangen erst einmal mit kleineren Projekten an, zum Beispiel indem Sie die Webseite Ihres Unternehmens überarbeiten und für mobile Endgeräte optimieren lassen. Auch das ist schon Digitalisierung.